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会计证考试:会计电算化第三章讲解练习八

|0·2009-10-19 15:27:29浏览0 收藏0

  会计电算化基本要求:第八节 会计电算化档案的基本要求,掌握会计电算化档案的相关知识以及保管时应注意的问题。

  一、电算化档案管理的主要任务

  会计电算化档案管理的主要任务,就是监督和保证按要求生成各种档案,保证各种会计档案的安全与保密,保证各种会计档案得到合理和有效利用,并将其安全保存的一系列工作。

  二、电算化会计档案的内容

  电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据,以及计算机打印出的书面形式的会计数据。

  存储在计算机中的会计数据和采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质存储的会计账簿或报表,具有磁性和不可见的特点,作为会计档案保存时,其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计账簿、报表)相一致。

  采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的,应当符合国家统一会计制度的要求,采用中文或中外文对照,字迹清晰,作为会计档案保存,保存期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。

  系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。

  三、记账凭证的生成与管理

  计算机替代手工记账后,记账凭证生成有两种方式:

  1、将原始凭证直接录入计算机,由计算机打印输出。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证,按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

  2、手工事先作好记账凭证,向计算机录入记账凭证,然后进行处理。在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证均可。

  四、会计账簿、报表的生成与管理

  1、现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。

  2、一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿,可满页打印。

  3、在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额季余额对照表”替代。

  4、在保证凭证、账簿清晰的条件下,解决打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。

  5、记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

  6、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表,并将其作为会计档案保存的单位,如果不再定期打印输出会计账簿,必须征得同级财政部门的同意。

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  7、各单位每年形成的会计档案,都要整理立卷或装订成册。当年的可在财务会计部门保管一年,期满移交档案部门。

  8、各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用,在向外单位提供利用时,档案原则上不得外借。

  9、各单位对会计档案必须实行科学管理。

  五、电算化会计档案保管

  1、对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。

  2、采用磁性介质保存会计档案的,要定期检查,定期复制。

  3、严格执行安全和保密制度

  4、各种会计资料,未经单位领导同意,不得外借和拿出单位。

  5、经领导同意借阅的会计资料,应履行相应的借阅手续,经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料还要注意防病毒。

  6、大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量避免采用软盘存储会计档案。

  7、存有会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印成书面形式之前,应妥善保管并留有副本。

  8、对存档的会计资料要检查记账凭证上是否有相关人员的签名或盖章。

  9、对违反会计档案管理制度的人员,应该进行检查纠正,情节严重的,应报告本单位领导或财政审计机关严肃处理。会计档案应由专人负责。

  【练习题】

  1.实现会计电算化后会计档案可以采用下列( )方式进行存储。(多选)

  A.磁带 B.磁盘 C.光盘 D.微缩胶片 E.书面形式

  答案:ABCDE。

  2.现金日记账和银行存款日记账必须每天登记并打印输出。( )(判断)

  答案:×。现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。但如果每天业务量较少,不能满页打印的,可以按旬打印输出。

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