建设工程文件档案资料管理

职责

通用

(1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据
(2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项；表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类
(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作
(4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任

建设单位

(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求
(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档
(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作
(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案
(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收
(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件
(7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全
(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行

监理单位

(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档
(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序；在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查
(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作
(4) 编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》 (GB50319-2000)的要求，及时由项目监理部提供

施工单位

(1)实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作；工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理
(2) 建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位；建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程
(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作
(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收

施工单位

(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门的要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定，如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定

地方城建档案管理部门职责

(1)负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料
(2)负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施
(3)列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应由本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收

内容

建设工程档案的验收

(1)列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收
(2)城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
1)工程档案分类齐全、系统完整
2)工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况
3)工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定
4)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章
5)文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备
6)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求
工程档案由建设单位进行验收，属于向地方城建档案管理部门报送工程档案的工程项目还应会同地方城建档案管理部门共同验收
(3)国家、省、市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加
(4) 为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收；编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章；对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做；不符合要求者，不能交工验收
(5)凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送；检查验收人员应对接收的档案负责
(6)地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收；并对编制报送工程档案进行业务指导、督促和检查

建设工程档案的移交

(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案
(2)停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管
(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案；对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交
(4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接
(5)施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续

内容

监理规划

(1)监理规划(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)
(2)监理实施细则(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)
(3)监理部总控制计划等(建设单位长期保存，监理单位短期保存)

监理月报中的有关质量问题

建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存

监理会议纪要中的有关质量问题

建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存

进度控制

(1)工程开工/复工审批表(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)
(2)工程开工/复工暂停令(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)

质量控制

(1)不合格项目通知(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)
(2)质量事故报告及处理意见(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)

造价控制

(1)预付款报审与支付(建设单位短期保存)
(2)月付款报审与支付(建设单位短期保存)
(3)设计变更、洽商费用报审与签认(建设单位长期保存)
(4)工程竣工决算审核意见书(建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存)

分包资质

(1)分包单位资质材料(建设单位长期保存)
(2)供货单位资质材料(建设单位长期保存)
(3)试验等单位资质材料(建设单位长期保存)

监理通知

(1)有关进度控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)
(2)有关质量控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)
(3)有关造价控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)

合同与其他事项管理

(1)工程延期报告及审批(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)
(2)费用索赔报告及审批(建设单位、监理单位长期保存)
(3)合同争议、违约报告及处理意见(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)
(4)合同变更材料(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)

监理工作总结

(1)专题总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)
(2)月报总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)
(3)工程竣工总结(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)
(4)质量评估报告(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)