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一、会议组织基本流程
组织会议尽管种类繁多，但是其组织流程大体框架都是基本相通的，主要分为会议准备、会议实施和会议结束三阶段。
(一)会议准备
1.确定会议主题、名称、时间、地点、会议规模、议程和会议安排;
2.确定参加会议的范围或人员(领导、老师、主持人、学者等代表)，成立工作组(资料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等)，确定工作人员、会议经费预算;
3.安排好场地、住宿、伙食、用品、资料、交通等;
4.做好会场布置，制定好后勤保障方案;
5.发放会议通知。
(二)会议实施
1.会议签到及会议文件资料发放;
2.按会议议程逐步开始，维持会场秩序，做好会议记录;
3.安排好会议进行中的后勤保障，处理会议过程中的突发情况等。
(三)会议结束
1.安排好参会人员离开的交通;
2.清理会场，统计经费并报销;
3.整理会议资料并形成简报;
4.落实会议精神，撰写工作总结。
二、会议组织注意事项
会议组织工作是会议召开的重要环节，会议组织的质量很多都体现在会议的组织细节上，因此在做会议组织工作时应注意的事项有以下几点：
(一)开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。
(二)要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容、会议预期效果和场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。
(三)为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。
(四)尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保一定的联系，以备需要时，可以进行合作。
(五)根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿等各项问题。
(六)根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。
(七)会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。
(八)会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。
(九)会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。
(十)注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。
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