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四、信息与沟通【重点掌握】
信息与沟通是指在人员能够履行责任的方式及时间范围内，识别、取得和报告经营、财务及法律遵守的相关资讯的有效程序和系统。信息和沟通不仅包括最高层将与控制有关的事宜的重要性及个人担当的角色向下级传达，也包括向上级汇报重要信息的渠道以及与外部利益相关者保持有效沟通。
1.信息
信息系统提供运营、财务与合规的相关信息(包括内部产生及外部提供的信息)，这些信息有助于运作和控制业务，也是做出精明的决策以及对外报告所必需的。有关信息必须以适当的方式，在适当的时限内加以识别、收集和传达，以使人们能做出决策及采取恰当的行动。
当面对重大的行业变动时，特别是富于创新精神及快速流转的行业，上述系统必须能够配合支持新的企业目标的需要。信息系统可以是正式的或非正式的。后者包括与客户、供应商、监管机构及雇员进行商讨，这可为识别风险及商机提供有用的信息。出席商务讲座和加入贸易、专业及其它团体成为会员，也可提供相关资料。
系统产生的信息质量会影响管理层作出适当决策的能力。报告中载有足够的数据以支持有效的控制是至关重要的。就信息质量而言，必须能够答复诸如内容、时限、更新程度、准确性、可靠性和可能性等问题。
2.沟通
有效的沟通必须在企业内以全方位方式进行。高级管理层应向雇员传达清晰的信息，使其明白必须认真履行控制责任。他们必须明白自身在内部控制系统中担当的角色，以及个人活动如何跟其他人的活动有所关联。他们还必须有把重要资讯向上级汇报的方法，这需要公司建立公开的沟通渠道，上级人员应乐于倾听。一个让雇员惧怕因上报有关信息而遭报复的环境，将与目标相背离。
雇员必须被告知，每当有超出预期的事情发生，不仅要注意事件本身，还要注意确定事件的起因。他们必须知道他们自身的活动是如何与其他人的工作关联的，以及什么行为是被期望的或可接受的，什么行为是不会被接受的。
管理层与董事会及董事会下辖的委员会之间的沟通尤为重要。管理层必须就企业的业绩、发展、重大风险、主要举措及其它有关事项不断地向董事会提供最新消息。董事会则应向管理层明确表示其需要何种资料，并应为管理层提供指示和反馈。
此外，企业还需与外界各方(比如股东、客户、供应商和监管机构)保持有效沟通。客户和供应商可在商品或服务的设计与质量方面提供非常有用的意见，与诸如外聘审计师和监管机构的外界各方进行沟通，能对企业内部控制系统的运作情况提供非常宝贵的意见。与股东及财务分析师进行坦诚的沟通，能提供他们所需要的信息。
总的来说，有效的信息与沟通系统应具备以下特点：能够生成企业经营所需要的、关于财务、运营及法规遵守的报告，帮助做出精明的商业决策、以及对外发布可靠的报告。信息与沟通系统能使得雇员获得信息，且交流他们为实施、管理及控制运转情况所需的信息;能识别和传达相关信息，并且是以一种人员能够有效执行他们的责任的方式进行;使沟通在企业以全方位方式进行。此外，是信息与沟通系统确立了与外界各方的有效沟通方式。作为信息及沟通系统的一部分，告知所有雇员应认真履行控制责任是很重要的。每个雇员应理解他在内部控制系统中的角色，以及他们的个人活动如何与其他人的活动相关联。雇员还需了解，在履行职责的过程中发现问题，他们有责任报告。
有关雇员应当遵循的政策及程序的信息，应在公司内从上至下得以传达。关于日常活动的信息，应从公司内准备这些信息的雇员流向需要这些信息的雇员。关于日常活动中发现的问题的信息，需要向公司上层流动，直至能够采取纠正措施的人员。
典型例题：
[多选题]下列有关信息与沟通的说法正确的有( )
A信息系统可以是正式的或非正式的。
B与客户、供应商、监管机构及雇员进行商讨，为识别风险及商机提供有用的信息，这属于正式的信息系统。
C有效的沟通只须在企业高层内以进行即可，无需向雇员传达清晰的信息，只需监督其履行职责即可。
D企业除了在内部需要进行全方位的沟通，还需与外界各方(比如股东、客户、供应商和监管机构)保持有效沟通。
【答案】AD
【解析】信息系统有正式的和非正式之分，与客户、供应商、监管机构及雇员进行商讨，这属于非正式的信息系统。有效的沟通必须在企业内全方位进行，也包括向雇员传达相关信息等。
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