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1、采购部门只能向通过审核的供应商进行采购。
2、请购单是由生产、仓库等相关部门的有关人员填写，送交采购部门，是申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭据。(因为企业内不少部门都可以填列请购单，所以没有必要做到全公司统一连续编号，但是可以分部门设置请购单的连续编号)。
3、每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字。(比如生产部门请购由生产主管签字，仓储部门由仓储经理签字审批)
4、订购单是由采购部门填写，经适当的管理层审核后发送供应商，是向供应商购买订购单上所指定的商品和劳务的书面凭据(需要做到一式多联，连续编号)。
【补充】连续编号是为了实现——完整性该认定。
【注意】采购部门里询价与确定供应商的职责应当分离。(防止采购人员吃回扣)
5、验收单(需要做到一式多联，连续编号)是收到商品时所编制的凭据，列示通过质量检验的、从供应商处收到的商品的种类和数量等内容。【采购与验收要做到职责分离】
6、付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，是内部记录和支付负债的授权证明文件。记录采购交易之前，应付凭单部门应核对订购单、验收单和卖方发票(与订购单的编号对应起来)的一致性并编制付款凭单。
7、函证应付账款：获取适当的供应商相关清单，例如本期采购量清单、所有现存供应商名单或应付账款明细账。询问该清单是否完整并考虑该清单是否应包括预期负债等附加项目。
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