会计从业资格《电算化》知识点：数据清单的构建

数据清单的构建(★★★)

(一)数据清单的概念

Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。

数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。

数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。

记账凭证不符合数据清单格式的要求，不属于数据清单。

(二)构建数据清单的要求

为了使Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有：

1.列标志应位于数据清单的第一行，作为字段名，用以查找和组织数据、创建报告。

2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。

4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

【说明：此处还有一个要求即：每一行为一条记录，即由各个字段值组合而成，存放相关的一组数据。此内容在“数据清单的概念”中已经涉及到，所以老师没有重新叙述】

【例题·单选题】下列关于Excel数据清单的说法中，不正确的是(　)。

A.列标志应位于数据清单的第一行

B.数据清单中的列是数据库中的字段

C.每一行对应数据库中的一条记录

D.同一行中各列数据项的类型和格式应当完全相同

『正确答案』D

『答案解析』同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

【例题·判断题】在一张工作表上只能建立一个数据清单。(　)

『正确答案』×

『答案解析』尽量在一张工作表上建立一个数据清单。